【コラム】 1.WEB会議システムの基本を解説!ビジネスシーンごとの活用方法もご紹介

WEB会議システムの基本を解説!

ご存じの通り、新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、全国に非常事態宣言が出されました。多くの企業が対面業務や密集を避けるために、「WEB会議システム」の導入を進めています。ですが、急な事態にどうすればいいのか分からないとお困りの方や、実際にビジネスに使えるサービスなのか?と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、3つのコラムに分けて、WEB会議システムについて詳しくご紹介していきます。
こちらをご覧いただければ、検討から導入まで実施頂けるかと思います。

1つめの本編は、WEB会議システムの基本を解説していきます。

面接・会社説明会に最適! ゲスト招待型とは?

TV会議システムは、その使い方が大きく2つに分類されます。
その1つが、アカウントを取得した主催者が参加者を会議や通話に招待する「ゲスト招待型」です。WEB会議のソフトで発行したURLを相手に送付するだけで、WEB会議へ招待することができます。参加者は送られたURLをクリックするだけで、WEB会議へ参加することができます。

参加者がアカウントを取得したり、ソフトのダウンロードをしなくてもいいので、採用面接や会社説明会など、一時的な利用に最適です。

テレビ会議・リモートワークにおすすめ! アカウント取得型とは?

もう1つが、参加者全員がアカウントを取得し会議や通話に招集する「アカウント取得型」です。LINEのグループ通話をご想像いただければよいかと思います。双方のPCや携帯に同じソフト(アプリ)を入れてやりとりをします。

事前にソフトのダウンロードやアカウントの情報交換が必要ですが、一度導入してしまえばその後の接続手順が簡略化できるので、継続的な利用が想定される企業間のテレビ会議やリモートワークにおすすめです。

利用シーンに合わせたおすすめ「WEB会議システム」
1.採用活動-個人面接

面接の利用時に重視したいのはまずは「画質」ではないでしょうか。会話はもちろん、初対面の相手の表情なども感じられるように、高画質で通信ができるWEB会議システムの利用がおすすめです。直接顔を合わせて話をする時により近い雰囲気で面接相手とやりとりすることが可能です。

しかし、選考面接をWEBで行うことに前向きな気持ちになれないというご担当者様も多いようです。
直接会わなければ雰囲気が分からない、WEBでお会いしただけの人を採用して良いと思えない、などの不安もお聞きします。
確かに、一度も直接会わずに人材を採用するのは難しいかもしれません。

ですが、現在、就職活動中の学生の約4割はすでにWEB面接の経験があり、この時期に対面での面接を行われることの方が、危機意識が少ない企業だと感じるというコメントも目につきます。最終選考をする前の面接などをWEB面接に変更するなど、少しずつでもトライして良いかもしれません。採用の予定がある場合は、少しでも選考を前に進めるという意味でも、WEBでの面接をご検討されてみてはいかがでしょうか。

WEB面接なら県外在住者とも気軽に面接を行うことができるので、U・Iターン者の対応など、現在よりもメリットが広がる可能性もあります。面接では、企業側が日程などを先導して進めるため、企業採用者側がアカウントを取得し、応募者をWEB会議に招待する<ゲスト招待型>の方法が適しています。

面接には、こちらのサービスがおすすめ!

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高画質で通信ができるCisco Webex Meetingsなら、他サービスに比べ、より鮮明な画像で面接相手とやりとりすることが可能です。また、セキュリティも安心です。

2.採用活動―会社説明会・セミナー

会社説明会やセミナーを実施する際に気になるのは、同時に複数人と接続できるのか? 通信の安定性はどうなのか、セキュリティは大丈夫か、などではないでしょうか。

まず、セキュリティ面では、昨今話題となっているのが「Zoom」について。非常事態宣言後に利用者が爆発的に増えた影響もあり、通信が中断したり悪意ある攻撃を受けたりと、一般公開の利用時には不安が残ります。とはいえ、非常に使い勝手の良いサービスとして世界中に普及しておりますので、企業としてのご利用は、有料サービスをご検討されてはいかがでしょうか。

接続方法は<ゲスト招待型>のパターンなら、簡単な手続きで不特定多数の参加者と接続が可能です。また、画面共有機能などを活用して、対面で行う説明会やセミナーと同様に参加者にわかりやすく伝えることもできます。

会社説明会やセミナーをWEBで行うことで、会場の予約や準備をはじめ、さまざまな業務やコストをカットできる大きなメリットがあります。また、遠方で参加をあきらめていた人が気軽に参加できるようになるなどのメリットもあります。

会社説明会・セミナーには、こちらのサービスがおすすめ!

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≫ Zoom Business(有料サービス)

ビジネス向けの有料サービスは、通信の安定性やセキュリティに関して一定の評価があるようです。ネットワーク環境などが原因でつながりにくい場合も考えられますので、ご利用の際には事前のテストをおすすめします。

3.商談-社外の打ち合わせ

商談の際に便利なのが、「ファイル共有機能」「画面共有機能」です。
「ファイル共有機能」は、メール送信しなくても、互いに同一のファイルやフォルダを確認することができます。「画面共有機能」は自分のPCに映っている画面を相手にも見せることができる機能です。この機能を使えば、メール送付が難しい大きな容量の資料でも気にせず使用できます。

また、画面共有機能では「資料のこの部分をご確認ください」と拡大して見せたりすることができることも、メールでの資料添付と異なるメリットです。

現在はWEBカメラやマイクの在庫がなく、手に入らないというお声も多いのですが、もしWEBカメラやマイクがなくてもWEB会議システムで画面共有やファイルの共有をして、お電話でやりとりを進めるというのもひとつの方法です。

お取引のある特定の方とのやりとりは継続的な利用が想定されるため、<アカウント取得型>の接続方法が最適です。

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≫ Microsoft Teams(有料サービス)

Cisco Webex MeetingsやMicrosoft Teamsなどの有料サービスでは、ファイルの共有機能だけでなく、共有したファイルを参加者で同時に編集することも可能。共通のファイルを互いに編集しながら進行する案件の場合は、有料サービスの機能も活かせます。

4.テレワーク―在宅勤務

テレワークへの移行が推進される中、「テレワークだと効率が下がるのでは」「やはり対面でないと仕事がしにくい」という懸念がおありなのではないでしょうか。

現在ムツビエージェントでは、数名テレワークで勤務をしている社員がいます。オフィス全体が見えるように設置したPCと社員のPCをWEB会議システムで常時つないでいます。個々の話し声や雰囲気もお互い感じられるので、会社でいるのと変わらない感じで、コミュニケーションをとりながら業務を進めることができます。

実際に使用して効率がいいと感じるのが「画面共有機能」。自分の使っている画面を相手のPCに表示して見てもらいながら操作できるので、業務の指示出しや報告、教育なども遠隔地にいても分かりやすく行えます。当初は手探りでしたが、1か月ほどで通常と変わらない業務効率となりました。

一方で環境が整備されないままテレワークへ移行すると「社員が何をしているのか把握できない」という状況にもなりかねません。環境の整備には費用と時間がかかりますが、一度導入してしまえば、今のような非常時にも業務効率を下げることなく会社が運用でき、企業にとって大きなメリットにつながるのではないかと思います。

テレワーク―在宅勤務には、こちらのサービスがおすすめ!

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≫ Skype (無料サービス)

社内の情報共有やミーティングには、Skypeなどの無料ソフトで充分対応できますが、有料サービスを使えば、ファイルの同時編集など拡張機能を使って業務の効率化も図れます。
常時使うことを考えると、有料サービスに付帯しているカスタマーサービスも大切な要素です。

<補足>
テレワーク時の社内ファイル共有にはクラウドサービスの併用をご検討ください。
Google drive や OneDrive、MEGA、TeraCLOUDなどさまざまなサービスがあります。
ムツビエージェントでは、複数サービスを使用してみた結果、シンプルな設計で使いやすく、コストパフォーマンスの高いDropbox Business を活用しています。

使用目的が決まったら、具体的な「会議システム」選びへ

いかがでしたか? 使用シーンのイメージが固まれば、使用目的に適した会議システムが絞れてきます。
次のコラムでは、ムツビエージェントで実際に使用したWEB会議システムについて、詳細に解説していきます。
よろしければご参考にしてみてください。